Changelog EBMS: Terminvereinbarung und Kalenderexport

Donnerstag, 26. November 2020, 10:33 Uhr

Die Vereinbarung von Gesprächen zwischen Mitarbeiter*innen und Bewerbenden ist eine der Schlüsselaktionen des EBMS. Mit der Überarbeitung wurde das Design geändert, sodass die Terminvereinbarung Schritt für Schritt möglich ist und dadurch übersichtlicher wird. Besonders wichtig war uns außerdem, dass es Recuitern erleichtert wird, mehrere Termine für unterschiedliche Bewerber*innen parallel anzulegen. Das ist nach unserem Update nun möglich. Außerdem können im EBMS vereinbarte Termine in den eigenen Kalender exportiert werden.

Design-Änderung: Termine Schritt für Schritt

Die Terminvereinbarung beginnt häufig mit einer Abfrage an alle Teilnehmer*innen, an welchen Terminen sie Zeit haben. Diese Aktion gehen wir jetzt beispielhaft durch:

Schritt 1: Terminart auswählen

Als erstes können Sie sowohl die Terminart auswählen - also, ob das Gespräch vor Ort, am Telefon oder in einer Videokonferenz stattfinden soll. Außerdem legen Sie das Gesprächsthema fest. Wie gehabt werden Ihnen hierfür Titel vorgeschlagen, die Sie bei vorherigen Gesprächen vergeben haben.

Schritt 2: Teilnehmer*innen festlegen

Als nächstes legen Sie fest, wer an dem Gespräch teilnehmen soll. Hier wählt das EBMS automatisch den Bewerbenden und alle Beobachter*innen aus und Sie können gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Schritt 3: Terminoptionen anlegen

Im dritten Schritt legen Sie dann die Terminoptionen an, also die Termine, deren Verfügbarkeiten Sie abfragen möchten. Auch das Anlegen der Terminoptionen hat sich geändert: Nun wird Ihnen ein Kalender angezeigt und Sie können die Optionen mit der Maus im Kalender ziehen und so erstellen

Anlegen eines Termins

Anlegen eines Termins

Übersicht über alle angelegten Terminoptionen

Übersicht über alle angelegten Terminoptionen

Schritt 4: Terminabfrage starten

Nach dem Anlegen der Terminoptionen können Sie die E-Mails an alle Teilnehmer*innen abschicken. Wie gewohnt können Sie hier aus den angelegten E-Mail-Vorlagen wählen und bestimmen, ob ein Hinweis auf die Übernahme von Reisekosten hinzugefügt werden soll.

Schritt 5: Einladung einstellen

Im letzten Schritt schließlich können Sie festlegen, wie die Einladung stattfinden soll, also ob das EBMS automatisch Einladungen verschicken soll, sobald ein Termin von allen Teilnehmer*innen bestätigt wurde. Außerdem können Sie für jeden Beobachtenden bestimmen, wie viele E-Mails verschickt werden sollen.

Parallele Terminvereinbarung

Es kommt häufig vor, dass Recruiter*innen für mehrere Bewerber*innen (z.B. auf dieselbe Stelle)  geichzeitig Gesprächstermine vereinbaren möchte und zwar mit denselben Beobachter*innen. Das heißt, der Personalverantwortliche muss darauf achten, dass die Terminoptionen der verschiedenen Bewerber*innen sich nicht miteinander überschneiden - denn ein Beobachtender kann gleichzeitig nur an einem Termin teilnehmen. Diese Aufgabe erleichtert das EBMS jetzt: Wenn eine Terminoption angelegt wird, werden sowohl die bereits angelegten Terminoptionen im Kalender angezeigt als auch die bereits angelegten Terminoptionen der Beobachter*innen. Es erscheint eine Warnung, sobald sich ein Termin mit einem anderen Termin (eines anderen Bewerbenden) überschneidet. So sieht das im System aus:

Übersicht bereits angelegte Terminoptionen

Übersicht bereits angelegte Terminoptionen

Übersicht angelegter Terminoptionen einer anderen Bewerbung

Übersicht angelegter Terminoptionen einer anderen Bewerbung

Warnung bei Konflikt wegen paralleler Termine

Warnung bei Konflikt wegen paralleler Termine

Terminexport in den eigenen Kalender

Im EBMS angelegte Termine, seien es Bewerbungsgespräche, ein Termin zur Vertragsunterzeichnung oder zum ersten Arbeitstag, können Sie nun exportieren und in Ihren eigenen Kalender importieren. In Zukunft soll es außerdem das Premiumfeature geben, den eigenen Kalender in das EBMS zu integrieren.

Wenn Sie am Kalender-Import Interesse haben, teilen Sie uns das bitte folgendermaßen mit: Klicken Sie in den Einstellungen auf "Vertrag und Zusatzfunktionen" und dann beim gewünschten Premium-Feature auf "Interesse bekunden". Wir priorisieren die Umsetzung der Premiumfeatures abhängig davon, wie viele Unternehmen am jeweiligen Feature interessiert sind.

Der Empfehlungsbund-Changelog

Eine komplette Dokumentation aller technischen Änderungen des Empfehlungsbundes und seiner Services finden Sie unter: 

https://www.empfehlungsbund.de/changelog



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