Firmen können im Empfehlungsbund optional einen Screener aktivieren, der eingehende Bewerbungen automatisch anhand objektiver Mindestanforderungen filtert – etwa fehlende Arbeitserlaubnis, nicht ausreichende Sprachkenntnisse oder ähnliche harte Kriterien, die eine Firma vorab hinterlegt hat. Bewerbende, die diese Kriterien nicht erfüllen, bekommen eine automatische Absage mit dem hinterlegten Text und tauchen im weiteren Prozess nicht mehr auf. Neu ist, dass Bewerbungen, die den Screener bestehen (oder bei denen kein Screener aktiviert ist), nicht mehr zwangsläufig direkt an ein externes Bewerbermanagementsystem (BMS) weitergeleitet werden müssen: Recruiter können sie zunächst im Empfehlungsbund händisch sichten und dann entscheiden, wer wirklich weiter in den Prozess kommt.
So funktioniert es
Ist die Recruiter-Vorabprüfung für eine Firma aktiviert, laufen eingehende Bewerbungen – sofern zusätzlich ein Screener konfiguriert ist – zuerst durch die hinterlegten Screener-Fragen (Arbeitserlaubnis, Sprachniveau, Mindestqualifikation etc.). Wer die harten Kriterien nicht erfüllt, wird automatisch mit dem hinterlegten Absageschreiben abgelehnt. Alle übrigen Bewerbungen (bzw. bei nicht aktiviertem Screener schlicht alle eingehenden Bewerbungen) landen anschließend im neuen Sichtungs-Eingang der Firma, statt direkt an das externe BMS übertragen zu werden.
Recruiter sehen dort die vollständigen Bewerberunterlagen und haben zwei Aktionen zur Auswahl: Übertragen oder Absagen. Bei einer Absage kann optional ein Empfehlungscode (Code2) mitgegeben werden. Die Absage wird nicht sofort verschickt, sondern zeitversetzt geplant – so bleibt Spielraum für eine kurzfristige Korrektur.
Zwei Wege der Übertragung
Für den Weg vom Sichtungs-Eingang ins eigene BMS gibt es zwei Varianten:
Weiterleitung an das BMS: Die Bewerbung wird auf dem gewohnten Zustellweg an das externe BMS übertragen – wie bisher, nur eben erst nach ausdrücklicher Freigabe durch den Recruiter.
Einladung an den Bewerber: Für Systeme ohne direkte Anbindung (z. B. Workday) wird eine vorformulierte E-Mail an den Bewerber geöffnet, in der er gebeten wird, sich im firmeneigenen Karriereportal zu registrieren und die Unterlagen dort erneut hochzuladen. Die Vorlage lässt sich pro Firma auf Deutsch und Englisch anpassen.
Nachverfolgung und Statistik
Übertragene Bewerbungen bleiben im Empfehlungsbund sichtbar. Dort können Recruiter den weiteren Verlauf dokumentieren: Über die Schaltflächen Eingestellt, Abgesagt (mit Code) und Abgesagt (ohne Code) wird die Bewerbung intern abgeschlossen. So entstehen konsistente Statistiken über Einstellungsquoten – auch für Firmen, die vorher keinerlei Rückmeldung aus ihrem externen BMS lieferten.
Damit Bewerbungen nicht liegen bleiben, verschickt der Empfehlungsbund einmal täglich eine Erinnerungs-E-Mail an alle Personen mit der Rolle „Bewerbungen einsehen & bearbeiten" bzw. an die Firmenadministratoren, sobald unbearbeitete Bewerbungen im Sichtungs-Eingang liegen. Zusätzlich zeigt die EBMS-Kachel auf dem Dashboard die Anzahl offener Sichtungen prominent an und verlinkt direkt in den Eingang.
Einordnung
Für Firmen, die ein vollwertiges BMS im Empfehlungsbund nutzen möchten, gibt es weiterhin unser EBMS als komplette Alternative. Die Recruiter-Vorabprüfung richtet sich gezielt an zwei andere Konstellationen: einerseits kleine Firmen und One-Man-Shows, die den Aufwand eines eigenen BMS gar nicht brauchen, andererseits Firmen, deren vorhandenes BMS keine direkte Anbindung erlaubt oder eine suboptimale Bewerbererfahrung bietet – etwa weil Bewerbende gezwungen werden, sich in einem separaten Karriereportal neu zu registrieren.
Genau dort setzt der Modus an: Der Recruiter macht die händische Vorabprüfung im Empfehlungsbund, und nur diejenigen Kandidaten, die auch eine reelle Chance haben, werden anschließend gebeten, sich im externen System zu registrieren. Das ist wichtig, weil viele Bewerbende ihre Unterlagen bereits im Empfehlungsbund oder als EB-Talents hinterlegt haben und eine schnelle, unkomplizierte Bewerbung gewohnt sind. Ein Zwischenschritt in ein fremdes BMS kommt in dieser Zielgruppe erfahrungsgemäß schlecht an – die Vorabprüfung reduziert diesen Bruch auf die wenigen Fälle, in denen er sich wirklich lohnt.
