Event- und Veranstaltungsmanager:in (m/w/d)

Die GWT – Gesellschaft für Wissens- und Technologietransfer mbH ist seit 28 Jahren der wirtschaftliche Partner der Exzellenzuniversität TU Dresden und unterstützt Wissenschaftler:innen und Ärzte:innen unter anderem bei der Organisation wissenschaftlicher Kongresse und Veranstaltungen.

Die GWT verfügt über ein zertifiziertes Qualitäts- und Risikomanagementsystem nach DIN ISO 9001:2015 und ISO 31000:2018.

Unsere Mitarbeitenden arbeiten selbständig in einer freundlichen Umgebung. Wir legen Wert auf eine offene und ehrliche Arbeitskultur, in der wir zusammenarbeiten, um die Probleme unserer Kund:innen zu lösen. Wir haben Experten:innen am Werk, die sich aufeinander verlassen können, um die richtige Lösung zu finden.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Event- und Veranstaltungsmanager:in (m/w/d)

Was werden Ihre Aufgaben sein?

• Administrative Betreuung wie Budgetverwaltung, Vertragsmanagement und Rechnungsstellung sowie Datenerfassung und Datenpflege in unseren CRM- und ERP-Systemen
• Unterstützung bei der Konzeption und Planung von Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung von Veranstaltungskonzepten, Zeitplänen und Budgets
• Koordination von Logistik und Lieferanten, einschließlich der Buchung von Veranstaltungsorten, Catering-Services, technischer Ausstattung und Transport
• Teilnahme an Meetings und Abstimmungen mit Kunden, Lieferanten und anderen beteiligten Parteien, um Veranstaltungsanforderungen zu besprechen und sicherzustellen, dass alle Details berücksichtigt werden
• Verantwortung für die Einrichtung und Organisation von Teilnehmerregistrierung, Ticketing und Gästemanagement, Namensschildern sowie der Teilnehmerkommunikation
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Verfahren im Veranstaltungsmanagement, einschließlich der Identifizierung von Best Practices und Implementierung von Effizienzmaßnahmen
• Initiierung von neuen Geschäftskontakten durch gezielte E-Mail-Kampagnen an potenzielle Kunden und Unternehmen, um Interesse an den angebotenen Dienstleistungen im Veranstaltungsmanagement zu wecken

Welche Fähigkeiten sollten Sie mitbringen?

• Studium oder Ausbildung im Bereich Event- oder Veranstaltungsmanagement, Hotel-, Tourismus- oder Freizeitbranche (Quereinstieg ist möglich)
• Sie können komplexe Aufgaben koordinieren und Prioritäten setzen, um sicherzustellen, dass Veranstaltungen reibungslos ablaufen
• Sie können effektiv mit verschiedenen Teams und Stakeholdern zusammenarbeiten, um Veranstaltungen erfolgreich zu planen und umzusetzen
• Sie können sorgfältig, eigenverantwortlich und effizient arbeiten und Deadlines einhalten auch unter Druck und bei gleichzeitiger Verwaltung mehrerer Aufgaben
• Sie sind in der Lage die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden zu verstehen und sicherzustellen, dass ihre Anforderungen während des gesamten Veranstaltungsprozesses erfüllt werden
• Sie kennen sich gut mit den Office-Programmen (Excel, Word, PowerPoint) aus
• Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache sicher in Wort und Schrift
• Sie sind in der Lage sich in bestehende Softwarelösungen einzuarbeiten, Grundkenntnisse in Navision sind wünschenswert
• Ein aufgeschlossenes und freundliches Auftreten rundet Ihr Profil ab

Was bieten wir Ihnen?

• Zusatzleistungen: Betriebliche Altersvorsorge, Weiterbildung, betriebliches Gesundheitsmanagement
• Arbeitsplatz: unbefristeter Arbeitsvertrag in einem erfolgreichen mittelständischen Unternehmen, kurze Entscheidungswege und effiziente Abläufe
• Vergütung: ergebnisabhängige Gewinnbeteiligung auf Basis jährlicher Zielvereinbarungen
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub
• Unser Miteinander: respektvolle und wertschätzende Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege, teamorientierte Arbeitsatmosphäre mit engagierten, dynamischen Kolleg:innen im modernen Arbeitsumfeld
• Individuelle Entwicklung: umfangreiches Schulungs- und Weiterbildungsangebot

Fühlen Sie sich angesprochen?

Wenn Sie Teil eines dynamischen und kompetenten Teams werden möchten, dann freuen wir uns darauf Sie kennenzulernen. Senden Sie uns Ihren Lebenslauf und relevante Zertifikate vorzugsweise über unser Bewerbungsformular unter www.tudag.de oder per E-Mail an (bewerbungen@tudag.de). 

Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle oder zum Bewerbungsprozess können Sie Lydia Körner-Rothe unter 0351 40 47 02 28 kontaktieren.